三位一体，全量高效！蓝凌升级国企档案管理数字化

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国有企业在中国社会经济发展中的地位,决定了国企档案管理工作的重要性!海量档案不仅见证了国企发展,也对国企业务拓展、未来发展具有较强指导作用。

国家档案局在《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》中明确:在档案信息化和数字档案馆(室)建设中,积极创新档案管理方法,确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。要准确把握深化国有企业改革对档案的利用需求,做好企业在重大决策、资产评估、资产划拨、人员安置等工作中的档案利用服务。创新服务机制,简化档案利用审批手续,推行企业档案利用“一站式”服务。

存量大、增量快,国企档案管理亟需升级

中央企业、国有企业在日常的管理、生产和运营过程中产生了大量的档案,国企档案管理具有历史悠久、细分领域多、存量大、增量快等特点,这增加了国企业档案管理工作的复杂度。

国企改革、多元业务发展、数字化转型等多重因素,让新时期档案管理工作涌现出新的需求:

1、用在线流程推动档案管理制度高效执行

大部分国有企业都有针对档案管理部门的管理条例,但多数条例较为老旧,亟需根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》进行修订,增加档案数字化建设要求,通过将档案制度固化为在线流程,让档案管理高效实现“专业化+规范化+标准化”。

2、用数字化技术推动档案库房管理的创新

大型国企一般很早构建了档案库房,档案存量与增量巨大,维护成本高企,更累积不少安全隐患,硬件更新及管理创新已迫在眉捷,如何集成无线条码扫描器、智能温控等技术,让档案的录入、盘点、巡检、查询都更便捷,已经成为传统档案库房升级的重要课题。

3、用智慧化档案共享平台发挥业务赋能作用

近些年,国企不断加速档案信息化建设,推动纸质档案向电子化,但如何让档案平台与更多业务系统融合,让大数据助力档案研编精准化,适配国产化、推动档案信创建设、让档案的“收、存、管、用”更智能、高效等,需要升级打造一个更智慧的档案信息共享平台。

专业的蓝凌三位一体数字档案室

蓝凌数字化档案管理平台,能满足各类政企单位不同管理阶段需求,提供原生电子档案管理、传统载体档案管理和纸电混合管理的三位一体数字档案室整体解决方案。

蓝凌数字化档案管理平台支持信创环境,可跨平台应用,适应Windows、Linux、国产系统多种安装环境。

数字档案室方案亮点

1、档案“收存管用”全程更高效

支持档案在线、离线收集,批量导入合规又轻松;档案整理,支撑多种分类,更有序;档案保存,多格式、多方式更可靠;档案自动统计,管用情况一目了然;档案搜索、浏览、借用更便捷;日志、权限管理,保障档案操作安全;流程自定义,满足不同档案业务需求。

2、第三方系统接口与数据包支持

采用Web Service等接口形式,实现核心OA及业务系统档案数据实时在线采集归档;还提供基于格式化文本/XML/数据库的数据接口,可以与第三方系统实现无缝对接,直接归档。

3、标准化档案整理与数字化流程

各岗位操作按ISO体系规范执行,公司下派品质管理部,深入项目严格质检,确保每个项目品质;自主研发软件实现批量作业、批量挂接、流水线管理,与单纯数据服务单位相比,管理更科学,服务更高效。

4、更丰富、专业的档案服务模式

1、历史存量档案文件清理——对单位目前的存量档案、实体文件进行规范化整理及数字化,并上传至档案管理软件提供查询。

2、档案咨询与培训服务——对档案员等进行相关业务培训、法律法规及档案体系要求宣贯、实操授课,快速提升档案员工作能力,确保相关人员可以快速按要求独立工作。

3、目标管理和测评顾问服务——按照档案目标管理要求,对标进行档案业务专项辅导,最终协助客户完成目标认定或测评。

4、实体档案库房规划服务——专用密集架建设:根据库房大小量身定制密集架,提高档案空间存放量;专业的档案库房监控软件及设备,监控温湿度、防电、防盗等。

数字档案室应用价值

数字档案室已在深圳地铁、华润置地、东莞证券等众多国企成功应用,通过提高工作效率、规范档案管理、深掘档案价值、保障档案安全,产生了较显著的效益:

1、深圳地铁:构建集团式数字档案室,覆盖所有控股分子公司;实现过程文件原生电子化和归档无纸化,降本提效;档案+业务高度融合,集成数10个业务系统,赋能经营管理。

2、东莞证券:用数字化实现全集团业务与档案高度融合和集中管理,保护珍贵原始档案资源;通过业务系统电子文件自动(半自动)在线接收、归档,实现高效率、低成本档案管理。

3、华润置地:实现了工程档案全痕迹留存,提升工程项目管理水平;同步项目合同、质量、进度等模块,实现工程电子文件归档;实现与不同单位工程档案跨平台拉通,减少二次作业。

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来源：亚洲公益报